DocuShare PlugIn for SuperOffice

View, så vil dokumentet bli åpnet automatisk i brukernes Web-browser eller i den innebygde Web-browser som nå medfølger SuperOffice, slik at brukerne ikke starter å editere dokumentet. Alle dokumenter som åpnes, vil alltid være siste versjon av dokumentet som er lagret i DocuShare via SuperOffice.

New Copy, kan brukes for å lage et nytt dokument basert på et tidligere dokument lagret i SuperOffice. Dette kan f.eks være et tilbudsdokument, en kontrakt eller en veldikeholdsavtale som du vil endre litt i og lagre automatisk tilbake på samme kundekort, eller via Dokument dialogen i SuperOffice velger å lagre det nye dokumentet tilbake på et nytt kundekort.

Edit, vil brukerne benytte hvis de vil endre et dokument og automatisk lagre en ny versjon av dokumentet tilbake på riktig kontaktkort. Kommentarer kan skrives for å skille de forskjellige versjoner av samme dokument som vil kunne vises i en dialogboks med versjonshistorie. Dokumentene blir ikke lenger lagret som nye dokumenter i SuperOffice, men som en kopi oppå forrige versjon av dokumentet. I superOffice vil data for dokumentet alltid vise dato for siste endring av dokumentet. Det vil aldri være mulig å endre en lagret kopi, men alltid være mulig å lage en ny versjon av dokumentet, hvis du har rettigheter til å gjøre dette.

Det er  også mulig å se hvor mange versjoner det er lagret av dokumente t i DocuShare ved å høyreklikke på dokumentet i SuperOffice.
 

Vi har også laget en dialogboks som heter DocuShare valg, som nås ved å høyreklikke på dokumentet i SuperOffice.. Her har vi foreløpig lagt på 4 faner, som brukerne har tilgang til.

Disse valg gir brukerne følgende funksjoner:

Permission: Her kan brukerne som har riktige rettigheter på dokumentet, endre tilgangsrettigheter til dokumentet. Brukerne er lagret i en gruppe som heter SuperOffice brukere. Eier av dokumentet vises i tillegg som egen bruker, selv om han også er medlem av gruppa SuperOffice brukere, slik at eier av dokumentet kan bestemme hvilke rettigheter som skal settes på dokumentet. Brukerne velger enkelt bort, eller legger til nye brukere ved å markere bruker og klikke på Add eller Remove pilene. Om en bruker kun skal ha lese, lese og skrive, eller lese/skrive/administrere et dokument, så styres nå dette direkte fra SuperOffice



Document, her vises alle metadata som er tillagt dokumentet, og disse kan enkelt endres fra dette bilde. Vi har også lagt til en funksjon Lock, som gjør det mulig å låse en fil, som kanskje skal ha status arkivert, slik at ingen andre enn eier av dokumentet eller en Content Administrator, kan gjøre endringer på dokumentet. Når et dokument låses med Lock, så fjernes haken i firkanten forran dokumentet i SuperOffice, slik at alle kan se at dokumentet er under bearbeiding eller gjort utilgjengelig for andre enn de med rettighet til å endre dokumentet. En versjon av et doument i DocuShare kan aldri endres, uten at en kopi lagres som en ny versjon. Når en bruker åpner et dokument, vil alltid siste versjon vises.




Versions, viser alle versjoner lagret av dokumentet i DocuShare, og kommentarer tillagt ved lagring av brukerne vises også. I SuperOffice vises dokumentet som kun et dokument, og dato på dokumentet viser når siste versjon er lagret eller endret.





Open Routing Slip, er et valg for å sette i gang en enkel arbeidsflyt av dokumenter i organisasjonen øyeblikkelig når du trenger det, og uten noen spesielle instillinger. En komplett WorkFlow modul kan tillegges DocuShare for å utnytte etablert prosesstyringen i din bedrift, og denne vil fungere sammen med vår integrajon.

Søk i dokumentarkivet
Alle dokumenter som lagres inn i DocuShare blir automatisk indeksert ved lagring, og gjort søkbare også i dokumentets innhold, via den integrerte søkemotoren Verity. Brukerne kan søke i fritekst som vist nedenfor eller velge Advanced søk som vil åpne et nytt vindu.



Men, i et dokumentarkiv som etterhvert inneholder mye informasjon, er det viktig å kunne definere detaljerte kriterier for å redusere antall treff, hvis det enkle søkeresultatet du først brukte ga for mange treff.

Nedenfor ser du to vinduer som gir deg det nødvendige detaljnivå for å redusere antall treff, slik at du raskt og effektivt kan finne det dokumentet du virkelig søker etter.



I et dokumentarkiv, hvor etterhvert mye informasjon blir lagret vil det være avgjørende å ha et sterkt søkeverktøy for å finne raskt frem til nettopp det dokumentet du søker etter.

Ofte gjelder det da å redusere antall treff, som du vanligvis gjør ved å utføre et fritekst søk, ved å detljdefinere de nødvendige metadata, tilleggsinformasjon som legges på dokumentet når du lagrer dette inn i DocuShare fra SuperOffice.

DocuShare kan i tillegg til den tette integrasjon med SuperOffice være bedriftens totale informasjons-arkiv. På bildet nedenfor vises aladdins eget Intranett, hvor all informasjon er kategorisert i mapper, basert på arkivnøkkel, og gjort tilgjengelig for alle ansatte via web.

Versjonskontroll, som sikrer at hver versjon av dokumentet ikke kan endres.

At alle dokumenter som åpnes for gjennomsyn alltid viser siste versjon av dokumentet.

Tilgangskontroll på all informasjon som lagres i arkivet.

Søk i dokumentenes innhold,  og utvidede søk på tilleggsinformasjon, som du kan lagre på dokumentene når de lagres.

Et arkiv hvor du kan styre dokumentene ned i arkivets mappe når dokumentet lagres fra SuperOffice.

Arbeidsflyt, som betyr at du kan sende et dokument til godkjenning blant dine kollega før det publiseres.